Les appels d’offres internationaux représentent une opportunité pour les entreprises qui souhaitent réaliser de grands projets, financés par des institutions multilatérales ou des organismes publics dans des pays étrangers. Ainsi, si votre entreprise décide de se présenter à un appel d’offres international, vous devrez prendre en considération les délais d’exécution du projet, ainsi que le temps et les ressources nécessaires pour bien préparer votre proposition… Et ce sans perdre de vue un facteur supplémentaire : la nécessité de traductions.

Quels documents doivent être inclus dans les appels d’offres internationaux ?

Le cahier des charges décrit en détail les caractéristiques de l’infrastructure à mettre en place ou les prestations du service à fournir. Il comprend les clauses techniques, administratives et économiques, c’est-à-dire les conditions que la société soumissionnaire doit remplir pour présenter son offre.

Les documents à soumettre peuvent être classés en deux catégories : les documents administratifs et les documents relatifs à l’appel d’offres lui-même.

  • Documents administratifs : documents portant sur l’existence de la société (statuts, procurations, comptes annuels, Kbis, etc.)
  • Documents de la proposition : formulation du projet, résumé de projets similaires, curriculum vitae des équipes, etc.

Dans le cas des appels d’offres internationaux, une grande partie de la documentation à soumettre fera l’objet d’une traduction. Il est important de déterminer quels documents doivent être traduits et si les traductions doivent être simples ou certifiées.

Quels documents exigent une traduction certifiée ?

Les documents qui prouvent l’existence de la société doivent faire l’objet d’une traduction ayant une valeur juridique auprès de l’organisme qui a lancé l’appel d’offres : l’acte constitutif, l’inscription au registre du commerce, des documents de procuration, etc. Il faut s’assurer de la nécessité de présenter des copies conformes ou de faire apposer des apostilles sur documents pour qu’ils soient acceptés. Par conséquent, il faut tenir compte des délais des procédures administratives, surtout s’il est nécessaire de traduire ultérieurement les documents apostillés ou certifiés. Ces traductions devront être effectués par des traducteurs experts.

Quels documents nécessitent une traduction simple ?

Pour les autres documents, une traduction simple sera suffisante : la proposition et la description du projet (document informatif et technique), les documents justificatifs, un résumé des projets similaires réalisés précédemment, les CV des membres de l’équipe chargée de la mise en œuvre du projet, etc.

Est-il préférable d’effectuer les traductions en interne ou de les externaliser ?

Certaines sociétés ont des employés étrangers ou qui connaissent suffisamment bien la langue de destination, et préfèrent gérer en interne la rédaction ou la traduction des documents du projet. Dans ce cas, il est recommandé de faire réviser les textes par un professionnel qui assurera la qualité de la rédaction et l’uniformité du style.

Bien que l’adoption de cette mesure constitue à première vue une bonne méthode pour réduire les coûts de traduction, il ne faut pas en ignorer les coûts cachés. Pendant qu’un employé rédige ou traduit des parties du projet, il ne se consacre pas à ses tâches habituelles.

Par expérience, nous savons que le fait de disposer d’une équipe de traducteurs et de correcteurs spécialisés qui rédigent dans leur langue maternelle peut faire toute la différence pour remporter un appel d’offres. Comme nous l’avons déjà mentionné, le temps est un facteur clé. En outre, les traducteurs et les correcteurs professionnels, grâce à leur distance par rapport au texte et à leur maîtrise du domaine de spécialisation, peuvent détecter des incohérences et des erreurs susceptibles d’apparaître dans les documents originaux.

 

Quelle que soit la formule choisie, savoir quelles sont les conditions préalables et les documents requis vous aidera à optimiser vos ressources humaines et les fonds disponibles. Chez Traductam, nous savons qu’il est essentiel d’établir une bonne coordination et une bonne communication entre tous les membres de l’équipe. Nous mettons à votre disposition une équipe de traducteurs et de correcteurs professionnels et nous optimisons le temps d’exécution des traductions afin que la documentation soit mise en page et imprimée dans les délais accordés pour l’envoyer à l’organisme qui a lancé l’appel d’offres.

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