La crisis generada por la pandemia de la Covid-19, implicó que, de la noche a la mañana, se suspendieran todos los actos y eventos, lo que supuso un duro golpe para la industria de reuniones y eventos (MICE) y todos los que trabajamos en ella. Pero gracias a su carácter eminentemente creativo, el sector se puso manos a la obra para buscar alternativas seguras para volver a organizar y celebrar eventos. Salimos de nuestra zona de confort y encontramos alternativas digitales en las que los intérpretes también pusimos nuestro granito de arena con las plataformas de interpretación.

¿Qué ocurrirá con los eventos presenciales?

Estamos convencidas de que los eventos y congresos presenciales no van a desaparecer. De hecho, ya van asomando la cabecita tímidamente. Creemos que a corto y medio plazo convivirán con otras fórmulas de eventos y que, a largo plazo, cada fórmula encontrará su nicho de mercado. Y nos parece muy positivo, ya que nos abre un mundo de posibilidades.

Eventos virtuales… que imitan los eventos presenciales

Existen los eventos totalmente virtuales, en los que todos, ponentes, público e intérpretes están en sus casas reuniéndose a distancia. De hecho, incluso existen empresas que crean todo un entorno virtual para que el usuario disfrute de la misma experiencia que si estuviera en carne y hueso en una feria o congreso, por ejemplo.

Mediante un avatar podrás asistir a la conferencia, plantear preguntas, visitar un stand o charlar con colegas y conocidos. ¡La tecnología hoy en día permite hacer verdaderas virguerías… Si bien, personalmente, consideramos que no hay nada como el clásico networking junto a los cruasanes durante la pausa café.

Eventos híbridos, lo mejor de ambos mundos

Por otro lado, tenemos los eventos híbridos, en los que se combinan dos entornos a la vez: el virtual y el presencial. En este caso habrá ponentes y asistentes presenciales y también virtuales, ambos conviviendo en el mismo evento.

Sin embargo, no es lo mismo organizar un evento presencial que uno virtual o híbrido. Hay que tener en cuenta ciertos factores y adaptar cada acto a su formato. Un evento virtual no consiste simplemente en una retransmisión.

¿Cómo conseguimos implicar a los asistentes?

Un evento híbrido no debe olvidarse del público. Es necesario implicar a todos los participantes, aunque estén en sus casas. Hay que encontrar la forma de hacerles participar, responder a sus preguntas y mantenerlos atentos y conectados. Esto se puede conseguir mediante las preguntas en el chat o en la pestaña de preguntas de la plataforma utilizada, mediante algún cuestionario o gamificación.

Pongamos una especial atención al sonido y las conexiones

Tanto en los eventos híbridos como virtuales es importante garantizar un buen sonido de los oradores, ¡sobre todo si contamos con intérpretes! Así pues, los auriculares con micrófono son indispensables. También es primordial una conexión estable (con cable ethernet) y serían deseables unas presentaciones claras y amenas para el entorno virtual. No queremos que nuestro público se duerma delante de la pantalla del ordenador.

Las ventajas de los eventos virtuales o híbridos son claras

  • Se reducen los costes de desplazamientos de asistentes y ponentes, lo que nos permite también invitar a la máxima autoridad en la materia tratada, aunque esté en la otra punta del planeta.
  • Eliminamos la huella de carbono de todos estos desplazamientos y garantizamos la seguridad en estos tiempos de pandemia.
  • Nos permite alcanzar a un público más numeroso, puesto que no hay problemas de aforo, disponer de valoraciones en tiempo real e interactuar con los asistentes de forma personalizada.
  • También permite realizar eventos de pequeño formato o muy breves o más reuniones preparatorias que en condiciones normales no se harían por falta de medios.

Una plataforma para cada tipo de evento

Un punto importante es el de escoger la plataforma que mejor se adapte a las necesidades del evento. Existen numerosas plataformas que incluyen la función de interpretación simultánea, o plataformas exclusivamente de interpretación simultánea que se combinan con las de videoconferencia al uso.

Estas suelen permitir jugar con varios idiomas en el caso de eventos multilingües y asegurar así que todos los asistentes puedan seguir las conferencias gracias a la interpretación simultánea sin problemas. No dudes en preguntarnos sobre las distintas opciones.

 

En el espacio de unos meses, nos vimos obligados a pasar de los eventos presenciales a los eventos virtuales. Poco a poco, las modalidades híbridas se han hecho un hueco y cada vez están más en auge por las claras ventajas que presentan. Sin duda alguna estamos decididos a sacarle todo el jugo a este mundo lleno de opciones y nuevas oportunidades que se abre ante nosotros.

 

Para profundizar en el tema:

Fotografía de Teemu Paananen en Unsplash