Las reuniones virtuales no son ninguna novedad, pero ahora están viviendo un boom sin parangón dada la situación de confinamiento en la que nos encontramos. Y, justamente por eso, hemos podido experimentar todos en primera persona infinidad de «fallos» que se pueden dar en este tipo de reuniones.

Por ese motivo hemos pensado que, hoy más que nunca, eran pertinentes estos consejos prácticos que sin duda te ayudarán a organizar de forma efectiva las videoconferencias de tu día a día laboral y tus eventos internacionales.

1. Planifica bien la reunión virtual

Envía una invitación a todos los asistentes con antelación suficiente. Ten en cuenta los distintos husos horarios de los participantes en caso necesario para adaptar la hora del encuentro a una que vaya bien a todos. Añade también la agenda o el orden del día para que todo el mundo tenga claro los temas que se van a tratar.

2. Escoge la plataforma adecuada

Existen infinidad de plataformas en el mercado, pero no todas son iguales. Asegúrate de escoger una con una buena calidad de sonido y de imagen, y que garantice la seguridad y confidencialidad durante las reuniones virtuales. Un ejemplo reciente de los peligros que su no cumplimiento implica fue la brecha de seguridad de Zoom.

3. Comprueba el funcionamiento

Probar la efectividad de la plataforma es primordial para evitar los «¿Me oyes?» «¿Se ve el video ahora?». Además, lo ideal sería que cada participante pudiera familiarizarse con la plataforma para que no haya problemas en el día D.

4. En caso de requerir un servicio de interpretación, no todo vale

No todas las plataformas permiten interpretación. En el mercado existe una gran oferta de plataformas especializadas en eventos con interpretación que permiten traducir a una o varias lenguas de forma simultánea, e incluso hacer relais (es decir, interpretar a partir de una interpretación, no del original). Algunas, además, pueden incrustarse sin problema en tu plataforma habitual para no complicarte la vida.

En Traductam las hemos estudiado todas. Si quieres organizar un evento con interpretación, no dudes en contactarnos, estaremos encantadas de asesorarte y resolver cualquier duda que te pueda surgir.

5. Escoge el moderador

Si quieres mantener reuniones virtuales ordenadas y no sentirte cómo si hubieses vuelto al patio del colegio o te haga sentir tan agotado como si te hubiera atropellado un camión, es imprescindible designar un moderador. Esta persona se encargará de distribuir los turnos de palabra, recordar que se silencie el micro si no se está interviniendo y permitir que todo el mundo participe durante las videoconferencias.

6. El vídeo es obligatorio

Aunque se trate de una reunión a distancia, el lenguaje no verbal sigue siendo primordial. No nos basta solo con escuchar, debemos poder ver y mirar a los ojos a nuestros interlocutores.

Videoconferencia organizada por el Club des entrepreneuses en Espagne

7. Recuerda: lo bueno, si breve, dos veces bueno

Las reuniones virtuales no son una charla en un bar. Hay que ir al grano y no divagar. Ser puntuales a la hora de empezar y acabar.

8. Asegura una calidad de sonido óptima

Siempre es aplicable, pero más aún si intervienen intérpretes. No vale cualquier sonido: ¡ni los auriculares inalámbricos de Apple tan de moda ahora, ni ponerse con el portátil justo al lado de la ventana! Es importante que el sonido llegue bien para poder interpretar bien, así que lo ideal es disponer de auriculares con conexión por USB y el micrófono incorporado. Además, es preferible trabajar con ethernet en lugar de con wifi, porque se asegura una mayor estabilidad de la red.

Este vídeo es muy ilustrativo:

9. Evita ruidos ajenos

Todos recordamos al simpático hijo del corresponsal de la BBC Robert Kelly irrumpiendo en la habitación donde su padre hablaba en directo en el telediario. Pues lo dicho: niños, mascotas u otras distracciones deben mantenerse alejadas.

10. Recuerda que se ve TODO

Así que nada de espachurrarte en un sofá o hacer la reunión en una habitación desordenada o llena de ropa por planchar. Intenta mantener un cierto decoro profesional, porque tu cámara no solo te enfoca a ti. Afortunadamente, puedes optar por ponerte un «decorado» virtual que protegerá tu intimidad. Incluso Ikea ofrece fondos idílicos para que le des un toque glamuroso a las reuniones.

 

Una buena planificación, varias pruebas antes de iniciar la reunión, una conexión excelente y sonido de buena calidad te ayudarán a organizar y celebrar todo tipo de reuniones virtuales de forma efectiva y con total seguridad y profesionalidad.

 

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Imagen de cabecera: Videoconferencia de Techforword