Le 13 octobre 2010, Barack Obama, alors président des États-Unis, signe la Plain Writing Act (Loi sur l’écriture claire). Depuis, la Journée internationale du langage clair est célébrée tous les ans.

Qu’est-ce que le langage clair ?

Opter pour la simplicité et les mots que tout le monde comprend. Pour ce faire, adoptez un style de rédaction simple, qui repose sur l’utilisation d’expressions concises et claires, une structure linguistique ordonnée et une bonne mise en page.

Plusieurs stratégies peuvent être mises en place pour clarifier nos écrits.

Étape 1 : réfléchir

Avant de vous lancer dans la rédaction, il est conseillé de réfléchir au message à transmettre et se poser quelques questions. Qui est le public qui lira le document ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ? Quelles questions souhaitez-vous aborder ?

1. Cibler vos lecteurs et lectrices

C’est eux qu’il faut intéresser, gardez-les donc toujours présent à l’esprit ! Si le document s’y prête, adressez-vous directement à votre public cible et donnez-lui uniquement les informations dont il a besoin.

2. Définir les objectifs à atteindre

Avant de passer à l’étape de rédaction, réfléchissez aux enjeux du document. Établissez les questions que vous voulez aborder et pensez aux messages clé que vous souhaitez transmettre à vos lecteurs et lectrices.

3. Faire un plan avant de rédiger

Une structure claire aide à la lecture. Rassemblez et triez les informations que vous voulez utilisez et définissez l’architecture du document, avec les titres et sous-titres principaux, avant de vous lancer à la rédaction.

Étape 2 : rédiger

Après l’étape de réflexion, passez à l’écriture !

4. Structurer le contenu

Une structure simple et claire, avec des titres et des sous-titres informatifs et des accroches, aide à la lecture. L’utilisation de listes à puces, d’icônes, de graphiques et de tableaux peut aussi rendre un document plus agréable à consulter.

5. Respecter la logique

Hiérarchisez vos idées pour une meilleure compréhension dès la première lecture.

Vous pouvez classer vos idées :

  • par ordre chronologique
  • de plus important à moins important
  • de général à particulier.

Associez un paragraphe à une idée. Évitez de rédiger des paragraphes trop longs ; il est plus difficile de les lire et de retenir l’information. Utilisez aussi des connecteurs pour doter de cohérence votre texte.

Placez les informations importantes au meilleur endroit, en début ou en fin de phrase ou de paragraphe.

6. Bien construire ses phrases

Les textes courts ont généralement plus d’impact, adoptez donc un style direct et actuel. Les phrases trop longues sont une entrave à la lecture, essayez de les scinder en phrases courtes.

Plutôt que d’écrire « Les personnes intéressées peuvent contacter le secrétariat », écrivez : « Si vous êtes intéressé(e), vous pouvez contacter le secrétariat ».

Il est plus facile de comprendre les phrases écrites à la voix active qu’à la voix passive. La rédaction est allégée et plus précise, car il faut aussi nommer le sujet qui fait l’action.

Par exemple, « le service du personnel a réalisé une étude » est préférable à « une étude a été réalisée par le Service du personnel ».

Respectez l’ordre naturel des éléments (sujet, verbe, complément) et évitez les propositions incisives qui entravent la lecture.

Évitez aussi les redondances, les formulations trop longues et les tournures pompeuses. Privilégiez l’utilisation des phrases affirmatives, car les phrases négatives sont plus difficiles à comprendre.

Il est préférable d’écrire « Pourriez-vous m’envoyer le document traduit dans deux jours ? » à « Je souhaiterais recevoir le document traduit dans deux jours ».

7. Bien choisir ses mots

Il faut adopter un style clair et concis. Si vous avez le choix entre un mot abstrait et un mot concret ayant la même signification, utilisez le concret.

Votre message sera plus clair et percutant si vous utilisez le langage courant. Il suffit parfois de limiter l’utilisation des substantifs et les remplacer par le verbe correspondant.

Par exemple, « examiner » au lieu de « procéder à un examen ».

Même si vous avez l’impression de vous répéter, utilisez toujours le même terme pour définir une notion. Évitez à tout prix les redondances, qui alourdissent le texte.

8. Attention aux faux amis, au jargon et à l’abus d’abréviations

Dans les textes spécialisés, il est normal et habituel de trouver des expressions propres au domaine de spécialisation correspondant (droit, sciences, etc.). Il est parfois inévitable de se référer à des termes complexes. Dans ce cas, définissez-les ou utilisez des synonymes en langage courant pour que votre lectorat comprenne ces notions.

Par exemple, « les intérêts moratoires sont des intérêts de retard ».

Si le document est dirigé au grand public, il vaut mieux éviter, dans la mesure possible, l’utilisation du jargon. Faites aussi attention aux faux amis et aux calques d’autres langues, ainsi qu’à l’abus des sigles et des abréviations. Si vous utilisez des acronymes, définissez-les la première fois qu’ils apparaissent dans le document.

Étape 3 : réviser

9. Relire et effectuer les vérifications d’usage

Le correcteur grammatical et orthographique est fort utile, mais il faut toujours effectuer une relecture approfondie pour détecter les éventuelles fautes et améliorer votre rédaction.

Relisez votre texte et vérifiez :

  • le contenu
  • les formulations
  • la correction linguistique

10. Se faire relire par une tierce personne

Soumettez le texte à une ou plusieurs personnes et tenez compte de leurs suggestions pour obtenir un style plus concis, clair et lisible.

Du point de vue de la traduction, adopter le langage clair et, donc, un style de rédaction simple, avec des phrases courtes et en évitant les redondances et les éventuelles ambigüités, présente de nombreux avantages : les textes sont plus concis et précis, nous évitons d’éventuelles erreurs de compréhension, nous traduisons plus vite et vous économisez de l’argent !

Pour aller plus loin :